POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES NOVACODE

Última modificación 22 de junio de 2023

Pablo Alejandro Uzuriaga Castro, titular de la marca NOVACODE, incluidos todas sus formas de explotación comercial, y sus compañías vinculadas, (en adelante “NOVACODE” o “La Empresa”), con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y a las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, y comprometido con la seguridad de la información personal de sus clientes, proveedores, contratistas, usuarios, empleados y del público en general, se permite presentar la Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”), en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que haya sido otorgada por los Titulares de la información.

Tabla de contenido

1. Objeto de la Política
2. Fundamento jurídico 
3. Definiciones para efectos de la Política de Tratamiento 
4. Principios para el tratamiento de los datos personales 
5. Derechos del titular de los Datos Personales 
6. Deberes del Responsable del Tratamiento 
7. Deberes del Encargado del Tratamiento 
8. Finalidad del Tratamiento 
9. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales
10. Información y mecanismos de contacto dispuestos por la firma como responsables del tratamiento de datos personales
11. Persona responsable del tratamiento de datos personales
12. Manejo de datos sensibles
13. Procedimiento para atender peticiones, consultas y reclamos de los Titulares de la información
14. Vigencia y actualización de la Política

1. Objeto de la Política
2. 1. En esta Política, NOVACODE detalla los lineamientos corporativos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los datos personales de los Titulares, como la finalidad de la recolección de la información, derechos de los Titulares de la información, área responsable de atender las consultas, peticiones y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.
   2. NOVACODE, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, solo recolecta datos personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los datos personales.
   3. Será a través de este documento que se adoptan las políticas y procedimientos para la protección de los datos personales recolectados, de forma automatizada o física, por la empresa NOVACODE, como responsable de la información y propietaria de la página web https://www.novacode.com.co  (en adelante “Página o Sitio Web”), con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios o las normas que las modifiquen o adicionen.

• Información general: Se tendrá la siguiente como información de contacto, sin que ello quiera decir que no existan otros medios de contacto especificados en el Acuerdo de Términos y Condiciones.
  
• Domicilio: Medellín, Antioquia

• Correo electrónico: hola@novacode.com.co
• Teléfono: 3204663232

2. Fundamento jurídico

• Constitución Política de Colombia, art. 15 y 20.
• Ley 1581 de 2012.
• Decreto Nacional 1377 de 2013.

3. Definiciones para efectos de la Política de Tratamiento

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012, las cuales se esbozan a continuación:

1. Titular de la información: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
2. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En el caso concreto, la Firma se considerará Responsable del Tratamiento.
3. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
6. Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: se refiere al presente documento.
7. Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

4. Principios para el tratamiento de los datos personales

Las De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los datos personales son:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular de la información.
3. Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular de la información. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular de la información a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular de la información y/o por las personas previstas en la ley.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos que disponga la misma.

5. Derechos del titular de los Datos Personales

De conformidad con el artículo 8º de la Ley 1581 de 2012, el Titular de la información tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión sus datos personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los Derechos antes mencionados, podrán ser ejercidos:

1. Por el Titular de la información, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular de la información, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
5. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

1. Finalidades de la Política de Tratamiento de Datos Personales

6. Deberes del Responsable del Tratamiento

De conformidad con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular de la información;
3. Informar debidamente al Titular de la información sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
10. Tramitar las consultas, peticiones y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular de la información, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
13. Informar a solicitud del Titular de la información, sobre el uso dado a sus datos personales;
14. Informar a la autoridad de protección de datos, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. Deberes del Encargado del Tratamiento

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data;

1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consultas, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
2. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de ley;
3. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
4. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley;
5. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
6. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley;
7. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre los procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
8. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presente violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
11. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Finalidad del Tratamiento

Los datos personales de los Titulares de la información son recolectados por la Firma en desarrollo de su objeto social, con la finalidad de:

1. Dar cumplimiento de las obligaciones, comerciales, laborales, corporativas y contables de NOVACODE.
2. Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los Usuarios, Proveedores, y demás partes vinculadas a NOVACODE, con el fin de cumplir los contratos suscritos por la misma, el envío de información comercial sobre nuevos Servicios y/o Productos ofrecidos por NOVACODE, y el envío de boletines con información pertinente.
3. Cumplir con los procesos internos de NOVACODE en materia de administración de proveedores y contratistas.
4. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de NOVACODE.
5. Registro de la información de los Empleados, proveedores y clientes en la base de datos de NOVACODE.
6. La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, contractuales, administrativos, de mercadeo y/u operativos.
7. Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
8. Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre NOVACODE y el Titular de la información.

La información suministrada por el Titular de la información solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los datos personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de NOVACODE o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

9. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

1. 1. NOVACODE, al momento de la recolección de datos personales, solicitará una autorización a los Titulares de la información, informando sobre las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.
   2. En atención al principio de libertad que establece la Ley 1581 de 2012, la autorización de los Titulares de la información podrá manifestarse por medio escrito. NOVACODE conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.
   3. NOVACODE solicitará la autorización de los Titulares de la información para continuar con el Tratamiento de sus datos personales, a través de mecanismos eficientes de comunicación escrita, como correos electrónicos, así como poner en conocimiento de éstos la Política y el modo de ejercer sus derechos frente a la Firma y los Encargados.
   4. Adicionalmente, se publicará en la página web www.novacode.com.co  un enlace denominado “Política de Protección de Datos Personales”, en el cual puedan los usuarios visualizar la Política y el modo de ejercer sus derechos frente NOVACODE y los Encargados del Tratamiento.
   5. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica sanitaria.
4. Tratamientos de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

1. Contenido de la autorización: La autorización deberá ser conservada como medio de prueba del contenido de la autorización, que tiene por finalidad informar:

1. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
3. Los derechos que le asisten como titular.
4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

10. Información y mecanismos de contacto dispuestos por la firma como responsables del tratamiento de datos personales

Razón social o nombre comercial: NOVACODE

Domicilio: Medellín, Antioquia

Teléfono: 3204663232

Correo electrónico: hola@novacode.com.co

Página Web: https: www.novacode.com.co 

11. Persona responsable del tratamiento de datos personales

La persona responsable de la Firma, para el caso, PABLO ALEJANDRO UZURIAGA CASTRO, será la encargada de recibir las peticiones, consultas o reclamos de los Titulares de la información. Esta persona se encargará de realizar el procedimiento interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente, comprensible y oportuna al Titular de la información.

12. Manejo de datos sensibles

Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

1. Tratamiento de datos sensibles: Se podrá dar tratamiento de datos sensibles cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo los casos que por ley no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda prohibido el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, por los eventuales riesgos a los que se enfrentan respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

13. Procedimiento para atender peticiones, consultas y reclamos de los Titulares de la información

Las consultas, solicitudes y reclamos deberán ser presentadas por el Titular de los Datos Personales, causahabientes o representantes, a través de los medios previamente citados y deberán incluir la identificación del Titular, causahabiente o representante, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, los documentos que lo soportan y anexar los datos de contacto y/o notificación.

• Acreditación de la calidad de solicitante que formula la petición, consulta o reclamo: Los titulares de la información, y las personas debidamente autorizadas por éstos o sus causahabientes, deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:

• Las solicitudes presentadas por los causahabientes a través de documento escrito, deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura donde se apertura a la sucesión y copia de su documento de identidad.

• Las solicitudes presentadas por los apoderados a través de documento, deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad.

1. Procedimiento para atender las peticiones y consultas de los Titulares de la información: NOVACODE atenderá las consultas o solicitudes en un término no mayor a diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta o solicitud dentro de dicho término, se le informará al usuario expresando los motivos de la demora, y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2. Procedimiento para atender los reclamos de los Titulares de la información: NOVACODE dará respuesta a los reclamos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del reclamo. Cuando no fuere posible atender la consulta o solicitud dentro de dicho término, se le informará al usuario expresando los motivos de la demora, y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3. En caso que el escrito de reclamo resulte incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
4. En caso que NOVACODE no se competente para resolver el reclamo, le dará traslado a quien corresponda en un término máximo de tres (3) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
5. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a tres (3) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea atendido.

14. Vigencia y actualización de la Política

1. La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de NOVACODE, rige a partir de su publicación.
2. Esta Política puede ser modificada por NOVACODE en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre el tema, caso en el cual se informará oportunamente a los Titulares de la información.
3. Cualquier modificación o actualización de la presente Política, será informada a través de la página web https: www.novacode.com.co  donde se pondrá a disposición de los Titulares de la información, la última versión de la Política, con indicación de la fecha de entrada en vigor de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.
4. El uso o adquisición de los productos o servicios que ofrece NOVACODE por parte del Titular de la información, o su no desvinculación de estos, después de la puesta a disposición de la nueva Política, constituye la aceptación de esta.
5. Los datos personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que el Titular de la información tenga el producto o servicio, más el término que establezca la ley.
6. La presente Política rige a partir del 22 de junio de 2023, de conformidad con la legislación colombiana.
7. La Política de Tratamiento de Datos, se mantendrá vigente mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el cuerpo de la misma.